Polityka prywatności i plików cookie
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest NEXLY LAB sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie („Administrator", „my"). Kontakt we wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych: [email protected].
2. Jakie dane zbieramy i po co
Formularz zgłoszenia demo
Gdy wysyłasz formularz „Zapisz się na demo", przetwarzamy:
- adres e-mail (wymagany) i adres strony www (opcjonalny), podane przez Ciebie,
- adres IP, informację o przeglądarce (user-agent), datę i godzinę zgłoszenia, wybrany język oraz to, z którego formularza skorzystano, zbierane automatycznie,
- potwierdzenie akceptacji warunków demo (wersja warunków, data, treść zaznaczonego oświadczenia), zapisywane jako dowód udzielenia zgody na przygotowanie demo, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Cele i podstawy prawne przetwarzania:
- przygotowanie i przesłanie demo oraz kontakt zwrotny w sprawie zgłoszenia, art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania podejmowane na Twoje żądanie przed ewentualnym zawarciem umowy),
- bezpieczeństwo serwisu i zapobieganie nadużyciom (ograniczanie liczby zgłoszeń, weryfikacja antybotowa, logi techniczne), art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes),
- ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez adresu e-mail nie będziemy w stanie odesłać Ci demo.
Treści i dane ze strony wskazanej w formularzu
Aby przygotować demo, pobieramy publicznie dostępną treść strony, której adres podasz w formularzu, wykonujemy jej tymczasową, niepubliczną kopię z oknem asystenta i indeksujemy treść do bazy wiedzy demo. Zasady tej operacji, w tym Twoje oświadczenie o uprawnieniu i licencja, opisane są w Warunkach demonstracji.
Treść strony może przy okazji zawierać dane osobowe, na przykład imiona i nazwiska, służbowe adresy e-mail lub telefony pracowników i współpracowników właściciela strony, autorów artykułów albo osób cytowanych. W tym zakresie:
- źródłem danych jest wskazana strona internetowa (informacja zgodnie z art. 14 RODO); domyślnie pomijamy podstrony „kontakt", „zespół", „o nas" i „kariera", a dane rozpoznane w pobranej treści pseudonimizujemy,
- przetwarzamy te dane w celu przygotowania i wyświetlenia demo na żądanie zgłaszającego, art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes nasz i zgłaszającego: ocena produktu na realnej treści strony przed zawarciem umowy),
- kategorie danych: dane identyfikacyjne i kontaktowe w zakresie, w jakim występują na stronie, oraz treści stanowiące kontekst ich wystąpienia; nie przetwarzamy danych szczególnych kategorii,
- odbiorcy: dostawca infrastruktury serwerowej w UE oraz dostawcy modeli językowych, którym przekazujemy fragmenty treści w celu wygenerowania odpowiedzi i osadzeń (tabela w pkt 3),
- okres: do 30 dni od udostępnienia demo albo do wcześniejszego cofnięcia zgody przez zgłaszającego, a po zawarciu umowy zgodnie z umową powierzenia; kopie zapasowe nadpisywane w cyklu 7 dni,
- prawa: jak w pkt 5, w tym prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie; osoby, których dane znalazły się w demo, mogą zażądać ich usunięcia, a usunięcie wykonujemy w ciągu 3 dni roboczych.
Ponieważ nie mamy danych kontaktowych tych osób, informację o przetwarzaniu przekazujemy w tej polityce oraz za pośrednictwem zgłaszającego, który zobowiązuje się poinformować swój zespół (art. 14 ust. 5 lit. b RODO).
Logi techniczne
Serwery obsługujące serwis (w tym infrastruktura Cloudflare) zapisują standardowe logi (adres IP, żądany zasób, czas) w celach bezpieczeństwa i diagnostyki, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
3. Komu powierzamy dane
Korzystamy z usług następujących podmiotów przetwarzających:
| Podmiot | Rola | Lokalizacja / transfer |
|---|---|---|
| Cloudflare, Inc. | ochrona serwisu (proxy, zapora, ochrona przed botami Turnstile) | USA, uczestnik EU-U.S. Data Privacy Framework; standardowe klauzule umowne |
| Resend (Plus Five Five, Inc.) | wysyłka wewnętrznych powiadomień e-mail o zgłoszeniach | USA, standardowe klauzule umowne / DPF |
| GitHub, Inc. | hosting strony internetowej (GitHub Pages) | USA, uczestnik EU-U.S. Data Privacy Framework |
| dostawca infrastruktury serwerowej (VPS) | hosting bazy zgłoszeń | Unia Europejska |
| Hetzner Online GmbH | hosting tymczasowej kopii strony i bazy wiedzy demo | Niemcy / Finlandia (UE) |
| OpenAI Ireland Ltd (i podmioty grupy OpenAI w USA) | generowanie odpowiedzi i osadzeń dla bazy wiedzy demo; treści nie są wykorzystywane do trenowania modeli, retencja zgodnie z warunkami dostawcy | Irlandia / USA, uczestnik EU-U.S. Data Privacy Framework; standardowe klauzule umowne |
| Voyage AI (MongoDB, Inc.) | reranking wyników wyszukiwania w bazie wiedzy demo | USA, uczestnik EU-U.S. Data Privacy Framework; standardowe klauzule umowne |
Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich innym podmiotom w celach marketingowych.
4. Jak długo przechowujemy dane
- dane ze zgłoszenia demo, przez czas obsługi zgłoszenia i rozmów, nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że wcześniej zażądasz usunięcia,
- logi techniczne i bezpieczeństwa, do 90 dni,
- tymczasowa kopia strony, baza wiedzy demo i rozmowy testowe, do 30 dni od udostępnienia demo albo do cofnięcia zgody, a po zawarciu umowy zgodnie z umową,
- dowód akceptacji warunków demo (wersja warunków, data, treść oświadczenia), przez czas przechowywania zgłoszenia,
- kopie zapasowe bazy, nadpisywane rotacyjnie w cyklu 7 dni.
5. Twoje prawa
Masz prawo do: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Aby skorzystać z praw, napisz na [email protected]. Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).
6. Zautomatyzowane decyzje
Nie podejmujemy wobec Ciebie zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne ani nie prowadzimy profilowania. Mechanizm antybotowy (Cloudflare Turnstile) ocenia wyłącznie, czy zgłoszenie pochodzi od człowieka, nie służy do śledzenia.
7. Pliki cookie i pamięć lokalna
Serwis używa plików cookie niezbędnych do działania i bezpieczeństwa (zgodnie z art. 5 ust. 3 dyrektywy ePrivacy i art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej nie wymagają one zgody), lokalnych preferencji zapisywanych w Twojej przeglądarce, oraz cookies analitycznych Google Analytics 4 (statystyki odwiedzin: liczba użytkowników, źródła ruchu, przeglądane strony) i cookies marketingowych Google Ads służących do pomiaru skuteczności kampanii reklamowych (mechanizm Google Consent Mode v2). Jeśli odwiedzasz serwis z Europejskiego Obszaru Gospodarczego, Wielkiej Brytanii lub Szwajcarii, cookies analityczne i marketingowe są ustawiane wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO); do tego czasu Google otrzymuje jedynie anonimowe sygnały bez identyfikatora użytkownika. Poza tymi obszarami cookies analityczne i marketingowe są domyślnie włączone i możesz je w każdej chwili odrzucić w pasku cookies. Region ustala Google na podstawie przybliżonej lokalizacji adresu IP. W Google Analytics adres IP jest skracany, a sygnały Google i personalizacja reklam są wyłączone. Dostawcą jest Google Ireland Limited; dane mogą być przetwarzane także poza EOG na podstawie standardowych klauzul umownych. Swoją decyzję (zgodę lub sprzeciw) możesz zmienić w każdej chwili przez link „Ustawienia cookies” w stopce strony głównej; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej wycofania.
| Nazwa | Rodzaj / kto ustawia | Cel | Czas życia |
|---|---|---|---|
__cf_bm | cookie · Cloudflare | ochrona przed botami i nadużyciami | ok. 30 minut |
cf_clearance | cookie · Cloudflare | zapamiętanie wyniku weryfikacji bezpieczeństwa | do kilku godzin |
nl-theme | localStorage · my | zapamiętanie wybranego motywu (jasny/ciemny) | do usunięcia przez Ciebie |
nl-consent | localStorage · my | zapamiętanie Twojej decyzji o cookies analitycznych i marketingowych | do usunięcia przez Ciebie |
_ga, _ga_* | cookie · Google Analytics | rozróżnianie użytkowników i sesji w statystykach odwiedzin (w EOG, UK i CH tylko po Twojej zgodzie) | do 2 lat |
_gcl_au i pokrewne | cookie · Google Ads | pomiar skuteczności reklam (w EOG, UK i CH tylko po Twojej zgodzie) | ok. 90 dni |
Możesz usunąć cookies i dane lokalne w ustawieniach przeglądarki, serwis będzie działał dalej, najwyżej ponownie zapyta o motyw i pokaże komunikat.
8. Zmiany polityki
W razie zmian w serwisie (np. dodania analityki) zaktualizujemy tę politykę i, jeśli będzie to wymagane, poprosimy o odpowiednie zgody. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem.
Privacy & Cookie Policy
1. Data controller
The controller of your personal data is NEXLY LAB sp. z o.o., Warsaw, Poland ("we"). Contact for all data protection matters: [email protected].
2. What we collect and why
Demo request form
- e-mail address (required) and website address (optional), provided by you,
- IP address, browser information (user-agent), date and time, chosen language and which form was used, collected automatically,
- confirmation that you accepted the demo terms (terms version, date, wording of the ticked statement), stored as proof of consent to prepare the demo, Art. 6(1)(f) GDPR.
Purposes and legal bases:
- preparing and delivering your demo and replying to your request, Art. 6(1)(b) GDPR (steps taken at your request prior to entering into a contract),
- site security and abuse prevention (rate limiting, bot verification, technical logs), Art. 6(1)(f) GDPR (our legitimate interest),
- establishing, exercising or defending legal claims, Art. 6(1)(f) GDPR.
Providing data is voluntary, but without an e-mail address we cannot send you the demo.
Content and data from the website indicated in the form
To prepare the demo we fetch the publicly available content of the website whose address you provide, make a temporary, non-public copy of it with the assistant window, and index the content into a demo knowledge base. The rules of this operation, including your authorisation statement and the licence, are set out in the Demo Terms.
Website content may incidentally contain personal data, for example names, business e-mail addresses or phone numbers of the website owner's staff and contractors, article authors or quoted persons. In that respect:
- the source of the data is the indicated website (information under Art. 14 GDPR); by default we skip "contact", "team", "about us" and "careers" pages, and we pseudonymise data recognised in the fetched content,
- we process such data to prepare and display the demo at the requester's request, Art. 6(1)(f) GDPR (our and the requester's legitimate interest: evaluating the product on real website content before entering into a contract),
- categories: identification and contact data to the extent present on the website, and the content forming the context of their occurrence; we do not process special categories of data,
- recipients: our server infrastructure provider in the EU and the language model providers to which we pass content excerpts to generate answers and embeddings (table in section 3),
- retention: up to 30 days from delivery of the demo or until the requester withdraws consent earlier, and after a contract is signed, as set out in the data processing agreement; backups are overwritten on a 7-day cycle,
- rights: as in section 5, including the right to object to processing based on legitimate interest; persons whose data ended up in a demo may request deletion, which we carry out within 3 business days.
As we have no contact details for these persons, we provide this information in this policy and through the requester, who undertakes to inform their team (Art. 14(5)(b) GDPR).
Technical logs
Servers operating the site (including Cloudflare) keep standard logs (IP address, requested resource, time) for security and diagnostics, Art. 6(1)(f) GDPR.
3. Processors
| Entity | Role | Location / transfer |
|---|---|---|
| Cloudflare, Inc. | site protection (proxy, firewall, Turnstile bot protection) | USA, EU-U.S. Data Privacy Framework participant; SCCs |
| Resend (Plus Five Five, Inc.) | internal e-mail notifications about submissions | USA, SCCs / DPF |
| GitHub, Inc. | website hosting (GitHub Pages) | USA, EU-U.S. Data Privacy Framework participant |
| server infrastructure provider (VPS) | hosting of the submissions database | European Union |
| Hetzner Online GmbH | hosting of the temporary website copy and the demo knowledge base | Germany / Finland (EU) |
| OpenAI Ireland Ltd (and OpenAI group entities in the USA) | generating answers and embeddings for the demo knowledge base; content is not used for model training, retention per provider terms | Ireland / USA, EU-U.S. Data Privacy Framework participant; SCCs |
| Voyage AI (MongoDB, Inc.) | reranking search results in the demo knowledge base | USA, EU-U.S. Data Privacy Framework participant; SCCs |
We do not sell your data or share it with third parties for marketing purposes.
4. Retention
- demo request data, for the time needed to handle your request, no longer than 12 months from the last contact, unless you ask us to delete it earlier,
- technical and security logs, up to 90 days,
- temporary website copy, demo knowledge base and test conversations, up to 30 days from delivery of the demo or until consent is withdrawn, and after a contract is signed, as set out in the contract,
- record of your acceptance of the demo terms (terms version, date, wording of the statement), for as long as the request is stored,
- database backups, rotated on a 7-day cycle.
5. Your rights
You have the right of access, rectification, erasure, restriction of processing, data portability and the right to object to processing based on legitimate interest. To exercise your rights, write to [email protected]. You may also lodge a complaint with the Polish supervisory authority (President of the Personal Data Protection Office, uodo.gov.pl) or your local authority.
6. Automated decision-making
We do not make automated decisions producing legal effects and we do not profile you. Cloudflare Turnstile only assesses whether a submission comes from a human, it is not used for tracking.
7. Cookies and local storage
The site uses cookies that are strictly necessary for operation and security (exempt from consent under Art. 5(3) of the ePrivacy Directive), local preferences stored in your browser, and Google Analytics 4 analytics cookies (visit statistics: number of users, traffic sources, pages viewed) and Google Ads marketing cookies used to measure advertising performance (Google Consent Mode v2). If you visit from the European Economic Area, the United Kingdom or Switzerland, analytics and marketing cookies are set only after you give consent (Art. 6(1)(a) GDPR); until then Google only receives anonymous signals with no user identifier. Outside these areas analytics and marketing cookies are on by default and you can reject them at any time in the cookie bar. Google determines the region from the approximate location of your IP address. In Google Analytics the IP address is truncated, and Google Signals and ads personalization are disabled. The provider is Google Ireland Limited; data may also be processed outside the EEA under standard contractual clauses. You can change your choice (consent or objection) at any time via the "Cookie settings" link in the footer of the home page; withdrawing consent does not affect the lawfulness of processing before the withdrawal.
| Name | Type / set by | Purpose | Lifetime |
|---|---|---|---|
__cf_bm | cookie · Cloudflare | bot and abuse protection | ~30 minutes |
cf_clearance | cookie · Cloudflare | remembering the result of a security check | up to a few hours |
nl-theme | localStorage · us | remembering your light/dark theme choice | until you delete it |
nl-consent | localStorage · us | remembering your choice on analytics and marketing cookies | until you delete it |
_ga, _ga_* | cookie · Google Analytics | distinguishing users and sessions in visit statistics (in the EEA, UK and CH only after your consent) | up to 2 years |
_gcl_au and related | cookie · Google Ads | ad performance measurement (in the EEA, UK and CH only after your consent) | ~90 days |
You can delete cookies and local data in your browser settings, the site will keep working.
8. Changes
If the site changes (e.g. we add analytics), we will update this policy and, where required, ask for the appropriate consents. The current version is always available at this address.